采购境外出口物资全流程管理事项规则

一、总则

1.目的

为规范公司采购物资从供应商发货、物流配货、口岸报关、通关放行至厂区仓库收货入库的全链条作业流程，明确各环节操作标准，时效要求与管控细则，实现跨境及外部采购物资流转标准化、痕迹化、闭环化管理，有效规避物流延误、货损短缺、报关违规、入库账实不符等风险，保障公司物资供应稳定、财务核算合规、仓储管理有序，特制定本流程规则及管理事项。

2. 适用范围

从供应商发货、物流配货集货、口岸报关通关、末端配送直至仓库验收入库、账务归档的全部业务环节。供销管理部为归口管理部门，物流服务商、报关单位、供应商、仓储部及相关对接人员均须遵照执行。

3.核心管理原则

遵循流程标准化、权责明晰化、过程可追溯、风险前置化、单据闭环化原则，做到每一步有标准、每笔货有记录、每项异常有闭环、每道流程可核查。

二、全流程总览

完整业务流程分为三大阶段：

1.供应商备货发货阶段

2.口岸入仓与报关申报阶段

3.厂区收货验收、入库与归档阶段

三、各环节流程操作规则

1.供应商备货与发货管理流程

⑴ 发货前置核对

供应商发货前需发货当日向采购业务人员提交《物料随行单》（其中需注明：物资明细、规格型号、参数、数量及采购经办人员姓名电话）。

要求包装（免熏蒸木箱或符合出口标准的包装）快递内外部同时配带并张贴《物料随行单》，便于物资到货核对查询收货。严格按指定批次、时间、地点发货，发货当日同步推送物流运单号至采购业务人员记录，确保物资及单据满足进出口合规要求。

以上信息由采购人员及时转发二连业务群通知发货信息。

未经供销管理部采购业务员同意，供应商不得擅自更改已确认的发货单号，若变更物流方式，重新转发物流单号至供销管理部备案。

2. 物流配货、集货与干线运输流程

 ⑴物流对接提货

物资到二连后，现场工作人员核对外包装、箱数、批次、外观完好性，与供应商签字交接。

现场发现包装破损、封条异常、箱数不符的，无法发出的，立即现场取证并第一时间反馈供销管理部，暂停装车待处置。

⑵ 标准化配货集货

严格执行 “同订单、同批次、同目的地、同口岸” 集中配货原则，严禁跨订单混装、批次混乱。

物资出口后需要提供物资出口明细，并备注采购人员信息，转发二连业务群告知货物已发出。

3.厂区仓库收货、验收、入库及闭环流程

（1）物资到厂后，由仓储部依据采购合同、装箱清单、通关清单、送货单逐项清点：物料名称、规格型号、数量、批次、附件、配件、工具、说明书、质保文件。

（2）整单到货、分批到货、缺件、溢件、错件全部现场登记、

（3）对于成套设备、机组类物资，重点核对主机、辅机、配件、紧固件、密封件、备件的完整性。

（4）验收合格无误后，仓储部及时办理入库登记，生成正式入库单据，并同步转发二连业务群@群内的采购人员。

四、岗位职责

1.采购经办人：全流程统筹、异常处理、对账结算、供应商及服务商考核、流程闭环。

2.供应商：负责按标生产、包装、按时发货、物流、资料齐全、质量达标，配合异常补货与整改。

3.报关专员：负责发货、报关、到货收货验收，单证审核、合规申报、通关跟进、税费办理、通关资料归档。

4.仓储：负责到货接收、现场验收、数量核对、入库录入、库位管理、异常隔离、单据保管。

五、附则

1.本规则由公司供销管理部负责制定、修订、解释。

2.本规则自发布之日起执行，以往相关流程规定与本文件不一致的，以本全流程规则为准。

山东金富矿业有限公司

供销管理部

2026年5月19日